Règlement La Grande Galerie Wex Marche-en-Famenne

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Le présent règlement a pour objet les conditions d’admission et de participation des artistes et galeries ci-après nommés exposants à l’exposition « La Grande Galerie » nommée ci-après l’organisation.

L’exposition se tiendra dans les installations du Wex à Marche-en-Famenne, Hall1, du jeudi 25 mars 2021 à 18 h au dimanche 28 mars à 20 h.

Les exposants ont reconnu avoir pris connaissance du présent règlement et s’engagent à le suivre à la lettre sans dérogation. Cet engagement est pris de manière irrévocable lors de la validation de l’inscription par l’artiste.

Exposants

Sont reconnus comme exposants les personnes ou représentant de personnes (galerie) ayant un dossier complet et validé par l’organisation.

Invitations & sélections

Les artistes ou galeries ayant reçu une invitation de l’organisation sont d’office sélectionnés. Ils auront reçu un code d’accès pour enregistrer leur participation.

Les artistes et galeries peuvent introduire un dossier de candidature aux sélections. Un comité de sélection jugera recevable, ou pas, la demande sur base d’un dossier photographique et CV pour participer à l’exposition. Le jury est souverain dans ses choix, sa décision est irrévocable et ne devra pas être motivée.

En cas de non acceptation du dossier de présentation à la sélection, les documents fournis ne seront pas restitués et l’organisation s’engage à n’en faire aucun usage publicitaire.

L’acceptation ou l’invitation à l’exposition ne constitue pas un droit acquis pour la participation à d’autres éditions ou manifestations mises sur pied par l’organisation.

Inscriptions et frais

Dès que l’invitation à participer sera reçue par l’artiste ou la galerie, matérialisée par un code d’accès à la page d’inscription du site internet de l’exposition, il est invité à s’inscrire le plus rapidement possible et à verser l’acompte de 50% nécessaire à valider l’inscription. Il bénéficiera d’un plus large choix en matière d’emplacements, ces derniers étant attribués dans l’ordre d’arrivée des acomptes. Les inscriptions seront clôturées le jeudi 31 décembre 2020.

Le prix du stand est de 85 € htva le m² au sol. Le solde de la facture sera à verser au plus tard le 15 février 2021.

L’exposant ne pourra prendre possession de son stand que lorsque tous les engagements financiers et contractuels seront réglés. A défaut, les factures resteront dues, l’organisation se réservera le droit d’attribuer l’emplacement à un tiers.

De même, en cas d’annulation par l’artiste dès son inscription validée, toutes les factures resteront dues en totalité.

Sponsors et mécénat

Si l’artiste a obtenu une aide extérieure pour soutenir financièrement sa participation à l’exposition, nous nous engageons à, suivant les informations fournies par l’artiste et sous sa seule responsabilité à :

  • Afficher sur la frise du stand à côté du nom de l’exposant le logo et/ou les coordonnées du, ou des sponsors ou mécènes, (s’ils le souhaitent)
  • Placer le logo et/ou les coordonnées de votre/vos sponsors ou mécènes sur le visuel informatique accessible par le QR code qui vous sera attribué, (s’ils le souhaitent)
  • Placer dans le catalogue, sur la page personnelle de l’artiste le logo et/ ou les coordonnées de votre mécène (s’ils le souhaitent) 1/10 de page
  • Nous offrons par l’intermédiaire de l’artiste à chacun de ses sponsors 2 x 2 entrées gratuites.
  • Ceci est un service offert par la grande galerie

Restrictions

  • Maximum deux sponsors par emplacement
  • Valable uniquement pour les artistes et collectif d’artistes (pas pour les galeries)
  • En aucun cas la défection d’un sponsor ou mécène ne pourra remettre en compte la participation et les engagements de l’artiste
  • La gestion du sponsoring ou du mécénat sont du ressort exclusif de l’artiste exposant

Promotion

L’organisation mettra tout en œuvre pour promouvoir au mieux l’évènement à travers différents médias (journaux et magazines large public et spécialisés, réseaux sociaux, radio et TV)
L’organisation imprimera des invitations papier à envoyer par elle-même. L’artiste qui le désire demandera lors de l’inscription le nombre d’invitation qu’il souhaite, lui-même, envoyer à ses frais. L’organisation enverra un nombre substantiel de mails (24.000) d’invitations et de promotion à un public d’amateurs d’art, collectionneurs et de personnes en ayant fait la demande. Elle transmettra aux exposants le contenu de ces mails pour qu’ils puissent en faire bénéficier leur carnet d’adresse.

L’organisation et les exposants useront, tant que possible, des réseaux sociaux avec des messages de qualité à partager.

L’organisation et les exposants useront de toutes les opportunités possibles pour promouvoir l’évènement.

Attribution des stands

L’artiste choisit lui-même son emplacement en fonction des disponibilités sur le plan provisoire sous ce lien. Les stands seront attribués selon l’ordre d’arrivée des réservations et validés à la réception de l’acompte sur base du plan provisoire fourni par l’organisation. L’organisation se réserve le droit de modifier le plan et les emplacements en fonction des arrivées de candidatures. Le plan, avec les réservations effectives, sera affiché sur le site et mis à jour toutes les 48 heures.

Occupation des emplacements

Les emplacements seront disponibles à l’aménagement le jeudi 22 octobre à partir de 9 heures. L’aménagement du stand sera impérativement terminé ce même jour pour 16 heures.

Tout emplacement non occupé pour le jeudi 16 heures sera attribué à un autre exposant choisi par l’organisation. L’exposant ayant fait défaut ne pourra en aucun cas réclamer un dommage et ne pourra plus avoir accès à son stand.

L’exposant sera en permanence sur son stand lors de l’ouverture au public soit du jeudi 25, soir du vernissage, de 18 à 22 heures et les vendredi 26, samedi 27 et dimanche 28 mars de 10 à 20 heures.
En aucun cas les stands ne pourront être démontés durant l’exposition et ils resteront complètement aménagés jusqu’au dimanche 20 heures.

Le démontage se fera le dimanche 25 octobre entre 20 et 23 heures.

Les stands non vidé de leur marchandise le dimanche à 23 heures seront débarrassés par l’organisation aux risques et périls de l’exposant et transportés, aux frais de l’exposant, au siège de l’organisation. Aucun recours ne sera possible contre l’organisation en cas de dégradation, perte, vol ou autre dommage quelconque aux œuvres déménagées.

Agencement des stands

Chaque stand est fourni nu avec un spot led 20 watts par l’équivalent de 2 M² au sol. (Par exemple, un stand de 16 M² sera muni de 8 spots)

Les parois sont blanches avec des segments de 1M de large et une hauteur de 2.50M, une frise de façade et divers éléments de renforcement des structures. Le nom de l’artiste ou de la galerie sera affiché en façade avec la ville, le pays de provenance et le N° du stand et s’il y en a, le nom des sponsors de l’artiste. Le sol du stand sera couvert d’un tapis gris anthracite chiné.

Sur demande, une réserve de 2 x 1M fermée par un rideau peut être installée (30€). Le stand pourra comprendre, une arrivée électrique 2500 watts max (20€), un ou plusieurs spots led de 20 watts supplémentaires (25€ par pièce).

Des cloisons de 1M de large pour moduler l’espace de votre stand sont disponibles au prix coutant de 20 euros HTVA. (Facturation distincte suivant vos souhaits.)

Il est formellement interdit de clouer, visser ou coller quoi que ce soit sur les cloisons, cimaises et autres structures des stands. Les exposants prévoiront un système de suspension au départ du haut des cimaises. L’organisation mettra à disposition, moyennant une caution déposée en espèces, des systèmes de suspension (crochets à placer sur le haut des structures des stands, câbles en perlon et crochets coulissants, résistance 12 Kg par système) la caution sera de 5 € par système de suspension. Lors du démontage, les systèmes de suspension seront retournés au secrétariat de l’organisation, la caution sera remboursée pour autant que le matériel prêté soit au complet et en état. Pour chaque dégât ou manquement, le montant de 5 € par système sera retenu.

Les œuvres seront suspendues avec un système fiable.

L’exposant sera très attentif aux alignements, à l’esthétique générale du stand et évitera de surcharger son espace d’exposition. La présentation sera soignée.

Aucun objet ne pourra dépasser l’espace d’exposition loué.

Aucune œuvre ne sera déposée au sol (sauf sculptures monumentales)

Les sculptures seront déposées sur des socles ou étagères, les objets de petites tailles seront idéalement placés en vitrine.

Toute décoration ostentatoire n’ayant pas trait à l’exposition sera refusée. Il n’est cependant pas interdit d’user « d’originalité » pour personnaliser son stand.

Il est formellement interdit de se raccorder au système électrique de l’organisation autre que la ou les arrivée(s) de courant prévue(s) à cet effet. (Arrivée de courant commandée préalablement)

A aucun moment, aucun objet appartenant à l’organisation ne sera démonté ou modifié.

Respect de l’environnement

Dans le souci de limiter les déchets, nous avons décidé de ne pas mettre de tissus sur les parois des stands (Ces dernières seront blanches et propre)

Les tapis proposés sont des dalles de 1M sur 1M en location et réutilisables.

Nous insistons pour que vous limitiez au minimum vos déchets.

Forfait inscription

Le forfait inscription de 140€ HTVA comprend :

  • La gestion de votre dossier d’inscription

Il vous sera offert…

  • la présence dans le catalogue de l’exposition. Une page par exposant avec une reproduction couleur, les coordonnées de l’exposant, mail et site web, la ville et le pays d’origine. Chaque exposant recevra deux exemplaires du dit catalogue. Pour les galeries, chaque nom d’artiste exposé sera mentionné.
  • Le bandeau de frise sur le stand de l’exposant avec son nom, provenance et N° de stand et s’il y en a, le nom des sponsors de l’artiste.
  • 2 badges, les galeries recevront un badge supplémentaire par artiste exposé. Ces badges sont nominatifs et ne peuvent être cédés à des tiers.
  • Le ramassage des déchets légers avant le vernissage le jeudi à 16h et chaque soir après fermeture.
  • L’assistance technique en cas de soucis imputable à l’organisation (Electricité, tapis abimé, …)

Vernissage

Un vin d’honneur sera proposé par l’organisation, à ses frais, aux exposants le jeudi à 17h30.

Le vernissage aura lieu le jeudi 22 de 18 à 22 heures et sera organisé par chacun des exposants sur son propre stand et à ses frais. Il pourra ainsi personnaliser son accueil.

Pour le public, l’accès au vernissage est payant au tarif en vigueur. L’exposant recevra une entrée gratuite valable pour deux personnes par 4M³ de stand loué. Les entrées sont valables durant toute la durée de l’expo.

Œuvres exposées et vente

Une bonne partie de la promotion de l’évènement se fera sur la qualité des œuvres exposées mais aussi sur le côté abordable de l’art. Nous communiquerons sur des prix de vente des œuvres entre 400 et 6.000 €. Il n’y a pas de restriction, mais nous vous invitons à limiter le nombre de pièces affichées à plus de 6.000 € ou à moins de 400 €

Ne seront exposées que des œuvres picturales, sculptures, photographies, verrerie artistique. Les œuvres exposées seront exclusivement des originaux. Les œuvres seront de la main de l’artiste exposant ou des artistes représentés par une galerie et mentionnés lors de l’inscription. Aucune revente d’œuvre de tiers n’est permise.

Toutes les œuvres exposées seront à vendre.

Le prix de chaque œuvre sera clairement affiché. Il est interdit d’afficher des prix barrés, des réductions ou pourcentages de quelque type que ce soit.

La vente est autorisée durant toute l’exposition au seul profit de l’exposant sans commission pour l’organisation.

La vente est exclusivement sous la responsabilité de l’exposant.

Pour des raisons de sécurité, les œuvres emportées par un acheteur durant toute la durée de l’exposition seront accompagnées du bon de sortie décrivant l’œuvre. Ce bon, fourni par l’organisation, sera à présenter au gardien, à la sortie.

Sécurité

Toutes les mesures nécessaires seront assurées par l’organisateur pour que le gardiennage de l’exposition, en dehors des horaires d’ouverture, soit efficace. Il appartient à chaque exposant d’exercer un contrôle vigilant sur son propre matériel ou possessions pendant les heures d’ouverture au public, et pendant le montage et démontage des stands.

Nettoyage

Le nettoyage et l’entretien permanent des sols (circulation, entrée et surfaces libres au sol) seront assurés par les soins et aux frais de l’organisateur. L’exposant est, quant à lui, responsable du nettoyage quotidien de son stand. Les déchets devront être déposés dans les allées à la fermeture des portes du salon, le nettoyage se faisant la nuit.

Droits

L’exposant autorise l’organisation à utiliser les documents visuels fournis pour l’illustration du catalogue, la promotion de l’expo tant sur supports imprimés que sur le site Web de l’expo, tous réseaux sociaux confondus, télévision et tout support de promotion adéquat. Dans un but de promotion de l’expo, de l’artiste et de son œuvre, les coordonnées mail, site web, ville et pays d’origine et le nom de l’exposant seront utilisés. Toutes autres données resteront propre à l’organisation. Dans le même but, l’organisation pourra utiliser l’image du stand de l’exposant. L’exposant et les artistes renoncent à tous droits sur ces divers éléments, tant durant l’exposition qu’avant ou après celle-ci.

Assurances

L’organisateur décline toute responsabilité concernant les dommages de toute nature pouvant survenir aux œuvres, aux biens exposés ou aux exposants pour toute cause que ce soit en ce inclus le vol. La Grande Galerie a souscrit une assurance responsabilité civile en tant qu’organisateur. L’exposant et son assureur renoncent à tout recours contre l’organisateur qui lui, ainsi que son assureur, renoncent à tout recours contre l’exposant pour les dommages matériels d’incendie ou d’explosion qu’il pourrait causer aux installations du Wex Marche-en-Famenne. L’exposant devra présenter l’attestation d’une assurance à responsabilité civile à caractère obligatoire, avec clause de renonciation à recours contre l’organisateur, au secrétariat lors de son arrivée au Wex. En dehors de la couverture des risques de l’assurance obligatoire, les exposants peuvent s’assurer s’ils le désirent auprès de leur compagnie habituelle, de la couverture de tous les autres risques encourus, en particulier vol, dégradation des œuvres ou du matériel d’exposition. Les exposants dégagent les organisateurs de toute responsabilité en cas d’incendie, d’explosion, d’inondation, de troubles divers, et pour tout élément non imputable aux organisateurs, agents et préposés. En particulier, il ne pourra être demandé de dommages et intérêts aux organisateurs dans le cas où l’ensemble loué ne pourra être effectivement utilisé par les exposants par suite d’événements présentant un caractère de force majeure.

Interdiction divers

Sauf autorisation expresse de l’organisateur, il est interdit aux exposants :

  • de sous-louer tout ou partie de leur emplacement gracieusement, contre paiement ou échange de service,
  • de diffuser de la musique dans leur stand ni procéder à la démonstration de machines susceptibles de gêner les autres exposants.

il est interdit de fumer dans les espaces clos du Wex.

Responsabilité des organisateurs

L’organisateur peut, en cas de force majeure, ordre de l’autorité, en cas de grève des transports, ajourner la foire, en modifier les horaires d’ouverture, en exclure le public. Il peut l’annuler ou la fermer avant la date prévue. Dans tous les cas. Les contrats passés avec les exposants gardent leur entière validité et le paiement de la location des stands et de toute autre prestation due. En outre, l’organisateur se décharge du remboursement de tous frais annexes (hôtel, transport...)

Vente en ligne

Toutes personnes ayant souscrit un achat en ligne à 7 jours calendaires pour se rétracter. En cas de désistement ou d’annulation de l’achat, le remboursement sera intégralement reversé dans les 7 jours ouvrables suivant la demande.

Le fournisseur accepte les paiements par Visa et MasterCard. Si vous choisissez de payer avec une carte de crédit, l’argent est immédiatement retiré de votre carte lors de la confirmation du paiement.

Application de ce règlement

L’organisateur se réserve le droit de statuer à tout moment sur tous les cas litigieux ou ceux non prévus au présent règlement. Ces décisions, même transmises verbalement sont sans appel et immédiatement exécutoires. L’organisateur se réserve la possibilité de modifier ou de compléter le présent règlement, sans préavis, dans l’intérêt du respect de la sécurité des personnes et des biens. L’organisateur en informera l’exposant par tous moyens appropriés.

Réclamations

Les réclamations des exposants doivent être soumises, aux fins d’un règlement amiable, à l’organisateur par lettre recommandée avec accusé de réception dans les 15 jours suivant la clôture de l’exposition. Passé ce délai, les réclamations ne seront plus recevables. Tout litige relèvera exclusivement de la juridiction des tribunaux de Dinant et sera soumis à la loi belge. Pour l’interprétation du règlement, seul le texte français fait autorité.

Siège de l’organisation
La Grande Galerie, Frédéric Lurquin, rue A. Daoust 104 – 5500 Dinant – Belgique
info@lagrandegalerie.be - T+32.82.22.63.32 – N° d’entreprise et TVA BE0722.224.188

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